ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 25 ноября 2009 г. N МН-22-3/890
О ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ПОДТВЕРЖДЕНИИ
КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ (КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ)
Федеральная налоговая служба письмом в
связи с многочисленными запросами налоговых органов и налогоплательщиков по
вопросу документального подтверждения командировочных расходов (командировочное
удостоверение) по согласованию с Минфином России (письмо Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики от 14.09.2009 N 03-03-05/169) сообщает следующее.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264
Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы на
командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и
реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания
расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным статьей 252 Кодекса,
и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии
с законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в
соответствии с законодательством Российской Федерации).
Статьями 313 и 314 Кодекса установлено,
что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях,
содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной
операцией является начисление организацией задолженности перед работником на
сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с
работника).
Первичным документом, на основании
которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является
утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при
наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного
с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания
расходов на командировки согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса
является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления
документов, связанных с командированием работников, установленный
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, в
качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие
следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения,
оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения
утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10).
Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы
Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества
Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения,
на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не
делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок
по территории Российской Федерации и в указанные государства - участники СНГ
заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если
местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая
страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте,
оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах
постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с
командировкой.
Указанные
оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому
отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по
унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны
быть заполнены по формам, предусмотренным организацией - продавцом
(исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20
в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация
при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять
форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их
изменение не допускается.
Оформление
авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а
также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее
их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям
законодательства Российской Федерации и, соответственно, указанная в нем сумма
расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения
прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Что касается других
документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в частности, приказ
(распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и N Т-9а) и
служебное задание (форма N Т-10а)), то их наличие и оформление определяется
внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в
целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным.
Действительный
государственный советник РФ
3-го класса
Н.Е.МЕЛЬНИКОВ