МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 5 октября 2011 г. N ЕД-4-3/16368@
ОБ ОТДЕЛЬНЫХ ВОПРОСАХ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Федеральная налоговая служба по вопросу
применения налогоплательщиками первичных учетных документов в электронном виде
в бухгалтерском и налоговом учете, а также в документообороте
налогоплательщиков при взаимодействии между собой и с налоговыми органами сообщает
следующее.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться
оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными
документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Пунктом 2 статьи 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ предусмотрено, что первичные учетные
документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы,
форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные
реквизиты, в т.ч. наименование должностей лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления, а также личные
подписи указанных лиц. Формы таких документов, содержащиеся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, также в
обязательном порядке содержат наименование должностей лиц, ответственных за
совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные
подписи указанных лиц.
Таким образом, первичные учетные
документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц
принимаются к учету и подлежат включению в упорядоченную систему сбора,
регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе,
обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и
документального учета всех хозяйственных операций.
При этом необходимо отметить, что ни
действующим законодательством Российской Федерации, ни иными нормативными
актами не устанавливаются ограничения на использование первичных учетных
документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между
собой.
Согласно подпункту
11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации" электронный документ -
документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в
виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных
вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах.
Статьей 3 Федерального закона от
10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" также
установлено, что:
- электронный документ - документ, в
котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
- электронная цифровая подпись - реквизит
электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного
документа от подделки, полученный в результате криптографического
преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой
подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а
также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
В соответствии с пунктом 1 статьи 4
данного Федерального закона электронная цифровая подпись в электронном
документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе
при одновременном соблюдении следующих условий:
сертификат ключа подписи, относящийся к
этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент
проверки или на момент подписания электронного документа при наличии
доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной
цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется
в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Таким образом, Федеральная налоговая
служба сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на
бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой
подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают
идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.
Указанное учитывается налоговыми органами и в целях применения
налогоплательщиками положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской
Федерации.
Доведите настоящее письмо до нижестоящих
налоговых органов и налогоплательщиков.
Советник государственной
гражданской
службы Российской Федерации
2 класса
Д.В.ЕГОРОВ