Проблемная ситуация: Банк просит разъяснить, в каком
порядке учитывать компенсацию расходов по использованию личных автомобилей
работников при исполнении должностных обязанностей в целях налогообложения
прибыли, в случае если не все рабочие дни месяца автотранспорт использовался в
служебных целях:
- в полном размере, установленном
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, вне зависимости от
фактического количества рабочих дней, когда личный автомобиль использовался в
служебных целях;
- пропорционально количеству дней
использования личных автомобилей в служебных целях.
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 15 сентября 2005 г. N 03-03-04/2/63
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета компенсаций,
выплачиваемых работникам банка за использование личных автомобилей в служебных
целях, при исчислении налога на прибыль и сообщает следующее.
При признании организацией расходов в
виде выплаты компенсации за использование для служебных поездок личных легковых
автомобилей и мотоциклов следует рассматривать два аспекта этой проблемы.
Во-первых, выплата компенсации
непосредственно работнику организации за использование им в служебных целях
личного автомобиля.
Во-вторых, учет
выплаченной работнику компенсации в качестве расходов для целей налогообложения
прибыли в пределах норм, установленных Постановлением Правительством Российской
Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на
выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых
автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по
налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
Согласно Письму Минфина России от
21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за
использование ими легковых личных легковых автомобилей для служебных
поездок", зарегистрированному в Минюсте России 22.07.1992 N 13,
компенсация выплачивается работникам предприятий, организаций и учреждений за
использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата
производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными
разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
Основанием для выплаты компенсации
работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок,
является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором
предусматриваются размеры этой компенсации.
Конкретный размер компенсации
определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового
автомобиля для служебных поездок.
В размерах компенсации работнику учтено
возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного
легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы,
техническое обслуживание и текущий ремонт).
Таким образом, руководитель организации в
приказе самостоятельно устанавливает конкретный размер компенсации работнику за
использование им личного автомобиля для служебных поездок в зависимости от
интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок.
Для получения компенсации работники
представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного
автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Кроме того, для определения суммы
компенсации работник представляет в бухгалтерию организации также другие
документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов, в порядке,
установленном правилами бухгалтерского учета (например, путевые листы).
Работнику на основании приказа один раз в
месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с
использованием личного автомобиля для служебных поездок.
Если работник по каким-либо причинам не
исполнял служебные обязанности (был в отпуске, по причине временной
нетрудоспособности, находился в командировке) и не использовал личный
автомобиль для служебных поездок в этот период времени, то, соответственно, он
не мог представить в бухгалтерию соответствующие документы, подтверждающие
понесенные им затраты.
Если работник использовал личный
автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько
дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по
использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней
будут значительно меньше, чем если бы он использовал
автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные
выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной Постановлением
Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92.
Обращаем внимание на то, что в настоящем
Письме не затрагиваются вопросы учета выплаты компенсации за использование
личного автомобиля для служебных поездок в целях исчисления налога на доходы
физических лиц.
Однако независимо
от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат,
связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных
поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы будут признаны
только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской
Федерации от 08.02.2002 N 92.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
15.09.2005