Проблемная ситуация: Организация не оказывает
транспортные услуги. В штате организации должности водителя не имеется.
Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в
служебных целях.
Просим дать разъяснения по следующим
вопросам разработки собственной формы путевого листа.
Можно ли выдавать работникам путевые
листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на
один месяц?
Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное
место следования автомобиля?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном
подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых
сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового
кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом
на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально
подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки),
осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются
экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными
расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются
любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности,
направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса
институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей
законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в
том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального
закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать
обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3
"Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением
Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте,
распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие
деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в
том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит
обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то
они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа,
подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в
котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а
именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени
которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на
их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное
составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени,
расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с
такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы
налогоплательщика.
Что касается вопроса о возможности не
отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте
следования автомобиля, сообщаем, что, как уже отмечалось, целью составления
данного документа в том числе является подтверждение
обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе
информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте
использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные
реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, по нашему мнению, путевой
лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования
автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на
приобретение горюче-смазочных материалов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
20.02.2006