Проблемная ситуация: О документальном подтверждении
командировочных расходов организации в целях исчисления налога на прибыль.
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики в связи с письмом по вопросу
документального подтверждения расходов на командировки в целях
налогообложения прибыли сообщает следующее.
Согласно пп. 12
п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходы
на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и
реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания
расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 Кодекса, и, в
частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с
законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в
соответствии с законодательством Российской Федерации).
Статьями 313 и 314 Кодекса установлено,
что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях,
содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной
операцией является начисление организацией задолженности перед работником на
сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с
работника).
Первичным документом, на основании
которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является
утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при
наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного
с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания
расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272
Кодекса является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления
документов, связанных с командированием работников, установленный
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, в
качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие
следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения,
оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения
утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10).
Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы Российской
Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества Независимых
Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании
которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются
отметки о пересечении государственной границы). В случаях
командировок по территории Российской Федерации и в указанные государства -
участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в
случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду
(включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на
транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в
поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с
командировкой.
Указанные
оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому
отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по
унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны
быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем)
и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от
21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20
в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация
при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять
форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их
изменение не допускается.
Оформление
авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а
также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее
их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям
законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма
расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения
прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Что касается других
документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в частности, приказ
(распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а)), то их
наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и
для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций
не является обязательным.
Директор Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
И.В.ТРУНИН
14.09.2009