Проблемная ситуация: Организация выплатила работнику
аванс по зарплате и выдала средства под отчет. Работник уволился. За ним
осталась дебиторская задолженность по авансу и подотчетным суммам. Вправе ли
организация списать эту задолженность после истечения срока исковой давности и
учесть ее во внереализационных расходах при исчислении налога на прибыль?
Обязана ли она предоставить сведения о доходах по задолженности и по
неудержанному НДФЛ по форме 2-НДФЛ?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 24 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/610
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения сумм
аванса и денежных средств, выданных под отчет, не возвращенных уволившимся
сотрудником, и сообщает следующее.
Налог на прибыль организаций.
Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 Налогового
кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) установлено, что в целях гл. 25
Кодекса к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а
в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по
сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств
резерва.
Кодексом предусмотрен исчерпывающий
перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность
налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К
таким основаниям относятся:
- истечение установленного срока исковой
давности;
- невозможность исполнения в соответствии
с гражданским законодательством;
- невозможность исполнения на основании
акта государственного органа;
- ликвидация организации-должника.
Для признания задолженности безнадежной
достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований. В соответствии со ст.
196 Гражданского кодекса Российской Федерации общий срок исковой давности
установлен в три года.
По истечении срока исковой давности
дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной к взысканию) и
подлежит списанию в налоговом учете. Для включения сумм дебиторской
задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов
необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.
В целях налогового учета задолженность по
подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного
(налогового) периода.
Таким образом, истечение срока исковой
давности является одним из критериев признания долга безнадежным и,
следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли
организаций.
Налог на доходы физических лиц.
В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при
определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные
им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение
которыми у него возникло.
Таким образом, сумма выданного работнику
аванса по заработной плате подлежит налогообложению налогом на доходы физических
лиц в установленном порядке.
Пунктом 2 ст. 223 Кодекса предусмотрено,
что в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца
датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда
считается последний день работы, за который ему был начислен доход.
Из вышеизложенного следует, что датой получения бывшим работником организации дохода в виде
выданного аванса признается последний рабочий день его работы в организации.
Согласно п. 1 ст. 226 Кодекса российские
организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик
получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить
сумму налога на доходы физических лиц.
При увольнении работника и наличии у него
задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании
ст. 226 Кодекса налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у
налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджетную систему Российской
Федерации.
Денежные средства, выданные работнику под
отчет, должны быть возвращены. Для этого организацией должны приниматься все
предусмотренные законодательством меры.
В случае если такое оказалось невозможным
в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация
приняла решение о прощении долга работника, то датой получения
бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных
средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание
стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.
В соответствии с п. 5 ст. 226 Кодекса при
невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый
агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих
обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о
невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.
Пунктом 3 Приказа
ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о
доходах физических лиц" налоговым агентам рекомендовано сообщать в
налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме
задолженности налогоплательщика по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах
физического лица за 200_ год", утвержденной Приказом.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
24.09.2009