Проблемная ситуация: Организация регулярно направляет
значительное количество сотрудников в командировки и оформляет по
унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от
05.01.2004 N 1, приказ о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а), командировочное удостоверение (форма N Т-10)
и служебное задание (форма N Т-10а). Информация, содержащаяся в приказе о
направлении работника в командировку, в значительной степени дублирует
командировочное удостоверение. Обоснованность и производственный характер
расходов на командировки, по мнению организации, подтверждаются приказом о
направлении в командировку, служебным заданием, авансовым отчетом, проездными
билетами и иными первичными документами. Может ли организация для подтверждения командировочных расходов в целях налога на
прибыль при направлении работников в командировку оформлять только
приказ о направлении в командировку (формы N N Т-9 и
Т-9а) и служебное задание (форма N Т-10а)?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 19 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/764
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального
подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли и
сообщает следующее.
Согласно пп. 12
п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходы на
командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и
реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания
расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ, и, в
частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с
законодательством Российской Федерации (при выдаче таких документов в
соответствии с законодательством Российской Федерации).
В соответствии со ст. 313 НК РФ налоговым
учетом является система обобщения информации для определения налоговой базы по
налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с
порядком, предусмотренным НК РФ.
Налоговый учет осуществляется в целях
формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей
налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в
течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией
внутренних и внешних пользователей для контроля за
правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в
бюджет налога.
Таким образом, к налоговому учету
принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных
документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является
списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему
аванса.
Первичным документом, на основании
которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является
утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при
наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного
с руководителем структурного подразделения работодателя). Датой признания
расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272
НК РФ является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления
документов, связанных с командированием работников, установленный
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об
особенностях направления работников в служебные командировки", в качестве
неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих
оправдательных документов:
- командировочного удостоверения,
оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения
утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10).
Указанный документ не оформляется только при командировании за пределы
Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества
Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения,
на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не
делаются отметки о пересечении государственной границы). В
случаях командировок по территории Российской Федерации и в указанные
государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл-убыл"
предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое
лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду
(включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на
транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в
поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с
командировкой.
Указанные
оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому
отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, т.е. составлены по
унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях - должны
быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем)
и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от
21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом согласно Постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 N 20
в утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы документов организация
при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять
форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их
изменение не допускается.
Оформление
авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а
также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее
их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям
законодательства Российской Федерации, и, соответственно, указанная в нем сумма
расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения
прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
19.11.2009