Проблемная ситуация: О порядке учета
в целях исчисления налога на прибыль расходов на проезд работника к месту
командировки и обратно в случае, если проездной билет утерян, а также о
налогообложении НДФЛ сумм возмещения расходов по проезду федеральных
государственных гражданских служащих к месту командировки и обратно в случае
потери билетов.
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 5 февраля 2010 г. N 03-03-05/18
Департамент
налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета в
целях налогообложения прибыли расходов на проезд работника к месту командировки
и обратно в случае, если проездной билет утерян, и сообщает, что согласно п. 1
ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами
признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях,
предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом под
документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные
документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской
Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового
оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были
произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно
подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией,
приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в
соответствии с договором).
В составе прочих расходов, связанных с
производством и реализацией, учитываются расходы на командировки, в частности
на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В качестве документа, подтверждающего
расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу
выступает подлинник проездного документа.
Учитывая то, что п.
1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно
подтверждающих произведенные расходы, считаем, что в случае утраты проездного
документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить
дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной
организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из
транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать
физическое лицо, маршрут его проезда,
стоимость билета и дату поездки.
В случае оформления проездных документов
электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.
Пунктом 2 Приказа
Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного
пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации"
установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной
квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой
отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к
маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть
выдан документ, подтверждающий произведенную
оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или
оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
Таким образом, при приобретении
работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, - электронной
маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета)
для поездок на территории Российской Федерации и за рубеж подтверждающими
документами являются в части:
а) произведенных расходов по оплате:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при
проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой
является работник;
- подтверждение кредитным учреждением, в
котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций
с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного
авиабилета;
- или другой документ, подтверждающий
произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой
отчетности;
б) факта произведенной перевозки:
- распечатка электронного документа -
электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного
авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного
талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном
авиабилете маршруту.
Электронный авиабилет оформляется не на
бланке строгой отчетности и в случае его утраты восстанавливается путем
повторной распечатки.
Что касается вопроса признания
компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения налогом на доходы
физических лиц, сумм возмещения расходов по проезду федеральных государственных
гражданских служащих к месту командирования и обратно в случае потери билетов,
сообщаем следующее.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при
оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри
страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на
доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально
подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Таким образом, компенсация любых расходов
в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное
подтверждение.
При отсутствии документального
подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их
непосредственно компенсационный характер и они
подлежат налогообложению на общих основаниях.
В случае потери
подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного
документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной
организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из
транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать
физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Директор Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
И.В.ТРУНИН
05.02.2010